Законодательство
Белгородской области

Алексеевский район
Белгородская область
Белгородский городской округ
Белгородский район
Борисовский район
Валуйский район
Вейделевский район
Волоконовский район
Грайворонский район
Губкинский городской округ
Ивнянский район
Корочанский район
Красненский район
Красногвардейский район
Краснояружский район
Новооскольский район
Прохоровский район
Ровеньской район
Старооскольский городской округ
Чернянский район
Шебекинский район
Яковлевский район

Законы
Постановления
Распоряжения
Определения
Решения
Положения
Приказы
Все документы
Указы
Уставы
Протесты
Представления








Распоряжение администрации города Белгорода от 22.10.2002 № 1584
"Об утверждении инструкции по делопроизводству"

Официальная публикация в СМИ:
публикаций не найдено






АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 22 октября 2002 г. № 1584

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В целях улучшения организации работы с обращениями, заявлениями, письмами и иной входящей корреспонденции, поступающей в администрацию города от юридических и физических лиц, квалифицированной и своевременной подготовки документов в администрации города:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации города Белгорода (прилагается).

2. Заместителю председателя городского Совета депутатов, заместителям главы администрации, председателям комитетов довести инструкцию по делопроизводству до сведения сотрудников подведомственных им структурных подразделений администрации города, муниципальных предприятий и учреждений и обеспечить строгое соблюдение норм инструкции по делопроизводству в администрации города.

3. Установить, что руководители структурных подразделений администрации города несут персональную ответственность за строгое соблюдение требований инструкции по делопроизводству в администрации города.

4. Считать утратившей силу инструкцию по делопроизводству администрации города Белгорода, утвержденную распоряжением главы администрации города от 5 февраля 1993 года № 55.

5. Контроль за выполнением данного распоряжения возложить на заместителя главы администрации, председателя комитета по организационно-правовой и кадровой работе Боженова С.А.

Глава местного самоуправления
В.ПОТРЯСАЕВ





Утверждена
распоряжением
администрации города
от 22 октября 2002 г. № 1584

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству определяет единую систему делопроизводства и документооборота в структурных подразделениях администрации города (далее по тексту - структурные подразделения).

1.2. Правила ведения делопроизводства, предусмотренные настоящей инструкцией, распространяются на все документы несекретного характера.

1.3. Правила и порядок работы с секретными документами в структурных подразделениях устанавливаются специальной инструкцией.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение требований настоящей инструкции в администрации города возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.5. Ведение делопроизводства, контроль за своевременным исполнением документов, упорядочение документооборота, учет, сохранность и своевременная сдача документов в архив осуществляются ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, назначенным приказом руководителя данного структурного подразделения.

1.6. На ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении возлагаются следующие основные функции:
- прием и учет поступающих документов с подтверждением получения личной подписью и записью даты получения в регистрационном журнале или на втором экземпляре документа;
- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и, по визе руководителя, исполнителю;
- учет и регистрация исходящих из структурного подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
- контроль за прохождением документов в структурном подразделении;
- контроль за соблюдением сроков исполнения контрольных и других документов;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя структурного подразделения сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
- проверка фактического наличия у исполнителя документов, находящихся у него на исполнении;
- контроль за своевременным закрытием дел исполненных документов;
- ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;
- организация использования в структурных подразделениях средств факсимильной связи и копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами
- подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, их учет и выдача;
- учет печатей и штампов, используемых в структурном подразделении.

1.7. Права и обязанности ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города определяются их должностными инструкциями.

1.8. Организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства в администрации города осуществляет управление информационного обеспечения и делопроизводства (отдел документооборота) комитета по организационно-аналитической и кадровой работе.

1.9. Управление информационного обеспечения и делопроизводства (отдел документооборота) комитета по организационно-аналитической и кадровой работе имеет права давать разъяснения и указания по вопросам ведения делопроизводства.

1.10. При увольнении, перемещении, уходе работников в отпуск или в других подобных случаях все неисполненные ими документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику, временно исполняющему обязанности или принятому на эту должность.

1.11. При применении компьютерной технологии соблюдаются все правила работы с документами в соответствии с требованиями настоящей инструкции по делопроизводству.

1.12. Сотрудники администрации должны знать и выполнять все требования инструкции по делопроизводству.

1.13. При работе с подписанными документами в администрации города не разрешается вносить в них исправления, делать какие-либо пометки.

1.14. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

1.15. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с визами руководителей и полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.16. Об утрате документа исполнитель немедленно докладывает руководителю структурного подразделения и в управление информационного обеспечения и делопроизводства (отдел документооборота).
Руководитель структурного подразделения организует служебное расследование, о результатах которого информирует заместителя главы администрации города - председателя комитета по организационно-аналитической и кадровой работе.

2. Документация администрации города

2.1. Деятельность администрации города обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между администрацией города, вышестоящими подчиненными и сторонними организациями.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, то есть в создании управленческих документов.

2.2. Документация администрации города состоит из организационно-распорядительных документов и нормативно-правовых актов администрации города.

2.3. В соответствии со статьей 40 Устава города:
- глава города издает постановления и распоряжения администрации города;
- постановлениями администрации города оформляются акты постоянного и временного характера, содержащие, изменяющие либо отменяющие нормы права, рассчитанные на многократное применение;
- распоряжениями администрации города оформляются акты, рассчитанные на однократное применение, по оперативным организационным, кадровым и другим вопросам распорядительного характера, в том числе о поощрении, награждении Почетной грамотой (благодарственным письмом) администрации города, выделении денежных средств, проведении различных мероприятий, распоряжении муниципальной собственностью и так далее.

2.4. Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы, обязанности и законные интересы населения города, вступают в силу после их официального опубликования.

2.5. Официальным опубликованием признается дата публикации в газете "Наш Белгород".

2.6. Организационно-распорядительными документами администрации города являются решения, протоколы, акты, письма, служебные записки, инструкции, правила, положения, приказы, телеграммы и другие документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации города.

2.7. Руководители структурных подразделений администрации города издают приказы в пределах своей компетенции и в соответствии с действующим законодательством и положениями о структурных подразделениях администрации города.

2.8. Порядок подготовки, согласования, издания и рассылки постановлений и распоряжений администрации города устанавливается соответствующим Положением о порядке подготовки нормативных правовых и распорядительных актов администрации города, утвержденным постановлением администрации города.

2.9. Документы администрации города разрабатываются, согласуются, утверждаются, исполняются, изменяются, считаются утратившими силу, списываются "в дело".

3. Подготовка и оформление документов

Документы разрабатываются в порядке исполнения поручений или в инициативном порядке.

3.1. Бланки документов
Документы в администрации города оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Бланки документов изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 x 297 мм), А 5 (148 x 210 мм), применяются в зависимости от объема текста и подписываются главой местного самоуправления и его заместителями.
В администрации города применяются следующие бланки:
- бланки администрации города с воспроизведением герба города бланк письма, бланк постановления, бланк распоряжения;
- бланки структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями и гражданами.
Формы бланков администрации города с воспроизведением герба города утверждаются главой местного самоуправления. Формы бланков структурных подразделений согласуются с заместителем главы администрации, председателем комитета по организационно-аналитической и кадровой работе и утверждаются приказами руководителей структурных подразделений.
Бланки администрации города с воспроизведением герба города изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказу администрации города и должны иметь нумерацию. Изготовление бланков администрации города с воспроизведением герба города на оргтехнике администрации города не разрешается.
Бланки администрации города подлежат учету хозяйственным отделом и управлением информационного обеспечения и делопроизводства комитета по организационно-аналитической и кадровой работе.
Допускается тиражирование документов на бланках администрации города с воспроизведением герба города, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью администрации города.
При переписке между структурными подразделениями администрации города бланк не используется.
Документы, создаваемые от имени двух или более структурных подразделений, оформляются без бланка. Совместные распорядительные документы предприятий, учреждений и организаций, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме решения, которое имеет правовую силу распорядительного документа каждого предприятия, учреждения и организации, принимавшей этот документ.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим предприятиям, организациям, учреждениям и лицам.
Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы местного самоуправления и руководителей структурных подразделений администрации города. Соответствующие предложения вносятся на утверждение вместе с образцами предлагаемых бланков и после утверждения передаются в хозяйственный отдел для дальнейшего изготовления.

3.2. Общие правила оформления документов
При подготовке документов в администрации города рекомендуется применять текстовой редактор Windows Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 14 (в отдельных случаях для оформления приложений к документам большого объема и табличных материалов может быть применен шрифт размером - 12 - 13) с использованием одинарного или полуторного межстрочного интервала.
Для выделения части текста документа, заголовка, примечания допустимо использовать полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:
левое - не менее 2,5 см:
правое - от 1,5 до 2 см;
верхнее - не менее 2 см;
нижнее - не менее 2 см.
При оформлении текста на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация сквозная. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего ноля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
Документы, составленные на основании законов, указов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов, постановлений и распоряжений администрации города, должны содержать ссылку на них.
В тексте документов допускаются только общепринятые сокращения (ОАО, УВД и т.д.).
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.
Набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке документов, следующий:
изображение герба города;
наименование органа - администрация города Белгорода Белгородской области;
наименование структурного подразделения администрации города - автора документа;
индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса, электронный адрес;
дата документа;
индекс (номер) документа;
ссылка на индекс (номер) и дату входящего документа;
наименование вида документа;
место составления или издания;
гриф и пометка ограничения доступа к документу;
адресат;
заголовок к тексту документа;
текст документа;
гриф приложения;
отметка о наличии приложения;
подпись документа;
гриф утверждения;
резолюция;
согласование документа;
печать;
отметка о заверении копии;
фамилия исполнителя и номер его телефона;
отметка об исполнении документа и направлении его "в дело";
идентификатор факсимильной связи;
идентификатор электронной копии документа;
отметка о поступлении (регистрационный штамп).
В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть иной. Например, при необходимости на проекте документа может быть проставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

3.3. Требования к оформлению реквизитов документа
3.3.1. Изображение герба города
Изображение герба города помещается на верхнем поле бланков документов.
3.3.2. Наименование организации - автора документа
Наименование администрации города Белгорода подразделения администрации города указывается точно в соответствии со структурой и штатным расписанием.
Обязательно указывается полный почтовый адрес, номер телефона, телефакса, электронный адрес, - если таковые имеются.
3.3.3. Дата документа
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется:
- в грифе утверждения или грифе согласования в соответствии с расположением этого реквизита;
- под наименованием должности лица, подписавшего документ (печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита);
Датой документа является дата его подписания:
- для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия;
для утверждаемого документа - дата утверждения.
Дата проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных несколькими предприятиями, учреждениями и организациями, датой документа является дата подписания его последним. Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях (например 01.09.2002). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов при датировании нормативно-правовых актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов (например: 21 ноября 2002 года).
3.3.4. Индекс (номер) документа
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой. Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ.
Каждому виду документа соответствует свой порядок формирования номера.
3.3.5. Ссылка на номер и дату входящего документа
На документах, оформленных на бланках, ссылка на номер и дату входящего документа проставляется в соответствии с расположением этих реквизитов.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, ссылка печатается под номером письма от левой страницы текстового поля.
Если документ является ответом на входящий документ, данный реквизит обязателен.
3.3.6. Наименование документа
Наименование документа должно соответствовать компетенции руководителя администрации города или ее структурных подразделений (комитета, управления, отдела), содержанию документируемого (управленческого) действия и форме документа (постановление, распоряжение, приказ, инструкция, письмо и т.д.).
3.3.7. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
Гриф (пометка) "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
3.3.8. Адресование документа
Документы адресуются в органы или организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
Адресат указывается в правом верхнем поле документа, печатается через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки, может выделяться полужирным шрифтом.
При адресовании документа в департаменты, комитеты, управления, отделы, предприятия, организации, учреждения и их структурные подразделения без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например: Аппарат главы администрации
Белгородской области
или
Комитет по организационно-
аналитической и кадровой работе

При направлении документа должностному лицу название органа или организации указываются в родительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например: Начальнику Министерства по налогам
и сборам по городу Белгороду
П.П.Рудневу

При адресовании документа в несколько однородных органов или предприятий, организаций и учреждений их наименования указываются обобщенно в дательном падеже.

Например: Муниципальным предприятиям
и учреждениям
или
Директорам муниципальных
предприятий и учреждений

3.3.9. Заголовок к тексту документа
Заголовок составляется ко всем документам, текст которых превышает 4 - 6 строк, за исключением резолюций, даваемых руководителями структурных подразделений по рассматриваемым документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа и отвечать на вопрос "О чем?", "О мерах..", "О выделении...".
Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 3-х межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Заголовок, состоящий из двух или более строк (но не более четырех строк), печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.
3.3.10.
должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
должен состоять из двух основных частей. В первой части приводится описание фактов и событий, послуживших основанием для составления документа. Во второй - излагаются выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст печатается на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей, центрируется по ширине листа.
Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.3.11. Оформление приложений к документу
При наличии приложений в тексте документа на них обязательно делается ссылка.
Приложения печатаются на отдельных листах бумаги.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через 1 - 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на документ. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например: № 2
к инструкции по делопроизводству
в администрации города

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом, может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.), через 1 или 1,5 межстрочных интервала от последующих строк заголовка.
Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 3-мя межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3-мя межстрочными интервалами.
При наличии в приложении нескольких разделов их заголовки печатаются центровым способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через 1 межстрочный интервал.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть (наименование граф) повторяются на каждой странице.
3.3.12. Подпись документа
Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 межстрочными интервалами В состав подписи входят наименование должностного лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки (в случае двух и более строк в наименовании подписи).
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и ограничивается правым полем. Инициал имени ставится перед фамилией без пробела.
Подпись может выделяться полужирным шрифтом.

Например:
Глава
местного самоуправления подпись В.Потрясаев
или
Заместитель главы администрации города,
председатель комитета по организационно-
аналитической и кадровой работе подпись С.Боженов
или
Начальник
управления контрольно-
организационной и аналитической
работы подпись Н.Корпункова

Постановления и распоряжения администрации города подписываются главой местного самоуправления. При отсутствии главы местного самоуправления (отпуск, командировка, болезнь) первым заместителем главы администрации города или лицом, на которого возложено исполнение обязанностей, в соответствии с распоряжением администрации города.
Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем (если он утвержден).
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.
При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности соответственно иерархии занимаемой должности.
При подписании документов несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:
Глава администрации Председатель Белгородской
Белгородской области областной Думы
Е.Савченко А.Зеликов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Документы (справки, информации, записки), направляемые главе местного самоуправления из структурных подразделений администрации города, или те же документы, направляемые из одного структурного подразделения в другое, подписываются только руководителями структурных подразделений, а в случае их отсутствия - заместителями. На справках, информациях, записках указывается название соответствующего структурного подразделения с обязательной визой должностного лица.
3.3.13. Утверждение документа
При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН", ниже через 1 - 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на документ, с указанием даты и номера. В случае, когда документ утверждается лично руководителем структурного подразделения без ссылки на документ, печатается слово "УТВЕРЖДАЮ", а ниже расшифровка подписи и дата утверждения. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

Например:
Утверждено
постановлением администрации города
от "____"________ 2002 года № _____

Утверждаю
Глава местного самоуправления
города Белгорода
_________________ В.Потрясаев
"____" ____________ 2002 года

Слово "Утверждено" и "Утвержден" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены и т.д.
3.3.14. Резолюция
В резолюции даются указания по исполнению документа.
В состав резолюций должны входить следующие элементы: инициалы имени, отчества и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
На документах, не требующих дополнительных указаний и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция вносится руководителем на самом документе (обычно в верхнем левом углу), карточке - поручения (приложение № 1, 2) или на сопроводительном бланке установленного образца (приложение № 3, 4, 5). На сопроводительном бланке дата и номер документа, к которому относится резолюция, пишется (печатается) в верхней части бланка в соответствии с расположением этих реквизитов. Дата резолюции ставится внизу под подписью.
3.3.15. Согласование документа
Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его нормативным актам или ранее принятым решениям и оформляется визой на документе или грифом согласования.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения администрации, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения руководителям структурных подразделений администрации, ими должны быть завизированы.
Если в документе затрагиваются интересы предприятий, организаций, учреждений, то может потребоваться внешнее согласование - получение виз их руководителей.
Визы включают в себя наименование должности, личную подпись визирующего документ должностного лица, расшифровку подписи (инициал имени и фамилия) и дату.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:
Согласовано
Заместитель председателя комитета
по организационно-аналитической
и кадровой работе - начальник
правового управления
_____________________ С.Марковская
дата
или
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы администрации города,
председатель комитета по организационно-
аналитической и кадровой работе
________________________________ С.Боженов
"___"___________________2002 года

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа, длина строки не должна превышать 8 см, все строки центрируются относительно самой длинной строки или начало строк ограничивается левым полем.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. Лист согласования используется обычно при согласовании постановлений и распоряжений (приложение № 6, 7). На других документах (кроме постановления и распоряжения) делается отметка "Лист согласования прилагается".
3.3.16. Отметка о контроле
Реквизит проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа или пометки "Контроль" ниже реквизита "Индекс (номер) документа".
3.3.17. Фамилия исполнителя и номер его телефона
Фамилия и инициалы имени и отчества исполнителя документа и номер его телефона печатаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. Реквизит печатается от левой границы текстового поля.

3.4. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности предприятий, организаций, учреждений и структурных подразделений администрации города, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" ("ДСП"). Они не подлежат опубликованию в открытой печати, передаче по радио и телевидению. Сотрудником (исполнителем), допущенным к работе с документами "ДСП", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах, если это не вызвано служебной необходимостью.
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим, утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания.
Документы с пометкой "Для служебного пользования" печатаются в отделе информационного обеспечения, машинописных и множительных работ. На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра оператор персональной ЭВМ указывает количество отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
Документы "ДСП" учитываются и регистрируются отдельно. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими документами с добавлением к регистрационному номеру пометки "ДСП".
Пересылаются документы "ДСП" другим предприятиям, организациям и учреждениям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). Размножение таких документов (снятие копий) производится с разрешения режимно-секретного органа (2 отдела администрации города).
Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
- акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений свободы и обязанности граждан;
- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях, экологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая информация;
- описание структуры органа исполнительной власти, его функций и форм деятельности, а также его адрес;
- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц;
- сведения об исполнении бюджета, о состоянии экономики и потребностей населения.
За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, муниципальный служащий (сотрудник предприятия учреждения и организации) может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных
видов документов

4.1. Подготовка и оформление нормативных правовых и распорядительных актов администрации города.
Порядок подготовки, согласования, издания и рассылки постановлений и распоряжений администрации города устанавливается соответствующим Положением о порядке подготовки нормативных правовых и распорядительных актов администрации города, утвержденным постановлением администрации города.
Постановления (распоряжения) администрации города печатаются на бланке установленной формы.
Верхнее поле документа устанавливается границами бланка постановления (распоряжения) администрации города. Левое поле 25 мм, правое - не менее 18 - 20 мм и нижнее - не менее 20 мм. При оформлении проекта постановления (распоряжения) администрации города на двух или более страницах верхнее поле этих страниц составляет 25 мм. Не допускается перенос на следующую страницу менее чем 2 последних пунктов постановления (распоряжения), если предпоследний пункт состоит из подпунктов, то данный пункт можно разбивать, т.е. переносить подпункты.
Постановление (распоряжение) администрации города имеет следующие реквизиты:
1. Герб города
2. Наименование вида акта -

Администрация города Белгорода
ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

3. Дата
Проставляется после подписания документа. Оформляется словесно-цифровым способом от левой границы поля.
4. Регистрационный номер
Проставляется после подписания документа. Оформляется арабскими цифрами от правой границы поля.
Дата и регистрационный номер проставляются в протокольной части отдела документооборота.
5. Заголовок
Печатается на расстоянии не менее 8 - 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля (т.е. от предыдущего реквизита (это дата на бланке) 2 - 3 межстрочных интервала).
Пишется с прописной буквы и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" принят документ.
Заголовок не берется в кавычки, точка в конце его не ставится.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом. Заголовок не должен превышать более 4 строк.
Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов "Глава местного самоуправления" или длина строки не должна превышать 8 см.
6. Текст
Отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами.
Текст постановления (распоряжения) печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст печатается шрифтом размером № 14 через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Текстовая часть постановления администрации города, как правило, подразделяется на преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).
Преамбула в постановлениях администрации города завершается словом "постановляю", которое печатается вразбивку и выделяется полужирным шрифтом. Преамбула при оформлении распоряжений может отсутствовать, если предписываемые действия в разъяснении не нуждаются.
Пункты в тексте постановления (распоряжения) нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.
В обязательном порядке постановление должно содержать пункт о возложении контроля на конкретное должностное лицо за его выполнением, а в случае необходимости и срок исполнения данного документа.
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) администрации города в тексте документа на них обязательно делается ссылка.
7. Подпись
Отделяется от текста 3 интервалами.
Состоит из слов "Глава местного самоуправления", инициала имени и фамилии главы местного самоуправления.
Слова "Глава местного самоуправления" печатаются в две строчки через 1 межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом.
В проекте постановления (распоряжения) администрации города от левой границы текстового поля печатаются слова "местного самоуправления", а слово "Глава" центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия главы администрации области печатаются у правой границы текстового поля.

Например:
Глава
местного самоуправления В.Потрясаев

8. Приложения
Приложения к проектам постановлений (распоряжений) администрации города оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов постановлений (распоряжений) (для оформления приложений большого объема и табличных материалов можно применять размер шрифта 12 - 13).
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и др. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на постановление (распоряжение) администрации города, его дату и номер (к постановлению (распоряжению) администрации города от "__" ______ 2002 года № __).
Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются в соответствующем порядке.

Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 1
к постановлению администрации города
от "___"_____________2002 г. N______
или
ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению администрации города
от "___"____________2002 г. N______

При наличии в тексте акта формулировки "УТВЕРДИТЬ" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на постановление (распоряжение), его дату, номер.

Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации города
от "___" ___________ 2002 г. N______
или
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением администрации города
от "___" __________ 2002 г. N______

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочных интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения имеют сквозную нумерацию, начиная со второго листа проекта постановления администрации города.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же как и в тексте постановления администрации города. В указанных документах их составные части (разделы подразделы, пункты, подпункты) можно нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела может состоять из номера раздела и подраздела, разделенных точкой (например 1.1.). Номер пункта может состоять из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например 1.1.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например 1.2.2.1.).
9. Визы (подготовка и согласование)
Необходимым условием введения постановления (распоряжения) в действие является его подготовка и согласование.
Визы подготовки и согласования оформляются на специальном листе (бланке) "Лист согласования" (приложение № 6).
Виза включает в себя полное наименование структурного подразделения, готовившего документ, и должность визирующего, личную подпись, расшифровку личной подписи и дату.
Гриф подготовки включает в себя слово "подготовлено", а гриф согласования - "согласовано" и печатается от левой границы текстового поля.
Например:
Постановление (распоряжение) подготовлено
Постановление (распоряжение) согласовано
В разделе "Постановление подготовлено" печатаются наименование должности и названия структурных подразделений администрации города или других организаций, руководители которых будут визировать проекты документов, инициал имени, фамилия должностного лица, которое фактически поставит свою визу.
Например:

Постановление подготовлено:
Начальник управления по физической культуре,
спорту и туризму В.Грицаев
или
Директор МУП "Горводоканал" А.Горбатенко

В разделе "Постановление согласовано" печатаются наименование должности и название структурных подразделений администрации города или других организаций, руководители которых будут визировать проект документа, инициал имени, фамилия должностного лица, которое фактически поставит свою визу.
Например:

Постановление согласовано:
Заместитель председателя комитета по
организационно-аналитической и кадровой
работе - начальник правового управления С.Марковская
или
Директор МУ "Единая служба заказчика по
Жилищно-коммунальному хозяйству" А.Щербаченко

Последовательность расположения наименования должностей при подготовке листа согласования должна соответствовать иерархии должностных лиц, визирующих документ.
Согласование производится в соответствии с Положением о порядке подготовки нормативных правовых и распорядительных актов администрации города, утвержденным постановлением администрации города.
Протокольная часть отдела документооборота, правовое управление и комитет по организационно-аналитической и кадровой работе в обязательном порядке визируют проект постановления (распоряжения) администрации города.
После завершения процедуры подготовки постановление (распоряжение) совместно с прилагаемыми к нему документами, листом согласования и расчетом рассылки передается в протокольную часть для организации согласования и дальнейшего подписания его главой местного самоуправления.
Образцы постановлений и распоряжений администрации города приведены в приложениях № 8, 9, 10, 11.

4.2. Подготовка и оформление служебных писем
Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
4.2.1. Служебные письма структурных подразделений администрации города готовятся:
- как ответы о выполнении поручений главы администрации области, правительства администрации области, главы местного самоуправления;
- как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции структурных подразделений администрации города;
- как сопроводительные письма;
- как ответы на запросы различных предприятий, организаций, учреждений и частных лиц;
- как поручения и запросы, направляемые в предприятия, организации и учреждения, расположенные на территории города, области;
- как инициативные письма.
4.2.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя структурного подразделения.
4.2.3 Служебные письма оформляются на бланках администрации города с воспроизведением герба города, установленных образцов форматов А4 и А5, а также на бланках структурных подразделений администрации города.
Письма структурных подразделений администрации города, адресованные другим структурным подразделениям, допускается печатать не на бланках (на бумаге стандартных размеров).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
4.2.4. Служебное письмо имеет следующие реквизиты:
Дата.
Датой письма является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: 24 марта 2002 года или 24.03.2002.
Исходящий номер.
В письмах, оформленных на бланках администрации города за подписью главы местного самоуправления или его заместителей, исходящий номер проставляется отделом документооборота (далее по тексту - канцелярия) и отправляется адресату.
Например: № 123 исх.
Исходящий номер в письмах, которые являются ответами на входящую служебную корреспонденцию, соответствует регистрационному номеру входящего письма.
Например: № 1423
В письмах, оформленных на бланках структурного подразделения администрации города и подписанных руководителем данного структурного подразделения, исходящий номер проставляется ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении в соответствии с порядковым номером по единой нумерации структурного подразделения с начала года. Эти письма отправляются ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении или передаются для отправки в канцелярию.
В случае, когда письмо является ответом на запрос, обязательно заполняются реквизиты на № _____ от _____.
Адресат.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем документа. Может использоваться полужирный шрифт.
В состав адресата входит наименование предприятия, организации, учреждения и структурного подразделения, наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Если служебное письмо адресовано частному лицу - фамилия и инициалы лица.
Наименование предприятия, организации, учреждения и структурного подразделения, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 - 1,5 межстрочными интервалами.
Наименования предприятия, организации, учреждения и структурного подразделения пишут полностью в именительном падеже.
Например:
Администрация Белгородской области
аппарат главы администрации области
Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе. Все реквизиты печатаются в дательном и родительном падежах.
Например:
Заместителю главы администрации
Белгородской области, руководителю
аппарата главы администрации области
О.Н.Полухину
Если служебное письмо адресуется лицу, имеющему ученое звание или ученую степень, то перед фамилией может указываться звание или степень.
Например:
Ректору Московской государственной
медицинской академии
имени И.П.Сеченова профессору

И.О.Фамилия
Если служебное письмо адресуется руководителям нескольких однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Директорам муниципальных
предприятий (учреждений)

Если служебное письмо адресуется частному лицу, то сначала следует указывать фамилию и инициалы частного лица, затем почтовый адрес, который печатается через 1 межстрочный интервал (приложение 12).
Например:
Фамилия И.О.
197049, г. Санкт-Петербург, А-49,
ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15
Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан; адресат, которому направляется экземпляр, подчеркивается.

Например:
Главе администрации
Белгородской области
Е.С.Савченко

Первому заместителю
председателя областной Думы
И.Н.Кулабухову

Начальнику департамента
социальной политики
правительства администрации
Белгородской области
Д.В.Худаеву

При направлении письма более чем в четыре адреса на отдельном листе составляют указатель рассылки и на каждом письме указывают только одного адресата.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.
Заголовок.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении ", "Об изменении " и т.д.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
Заголовок печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту не должна превышать 28 печатных знаков. Точка в конце заголовка не ставится, и он не заключается в кавычки.
Текст.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. В таких письмах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. В этом случае номер и дата документа должны быть вынесены в заголовок.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый ________________!

Текст письма обычно излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от 3-го лица единственного числа (Администрация города вносит (считает). Комитет по обеспечению жизнедеятельности представляет и т.д.). При оформлении письма на бланке структурного подразделения текст может излагаться также от 1-го лица единственного числа (Прошу..., направляю... и т.д.).
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 - 1,5 межстрочный интервал и выравнивается по ширине листа. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Приложение.
Слово "Приложение" отделяется от текста 1,5 - 2 межстрочными интервалами. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.
Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа по форме:
Приложение: на 5 листах в 2 экз.
Если в тексте названо несколько приложений или если приложения в тексте документа не названы, то наименования приложенных документов перечисляются после текста с указанием количества листов и экземпляров каждого документа:
Приложения: 1. Справка об исполнении бюджета за 9 месяцев 2002 года на 7 листах в 2 экз.
2. Пояснительная записка к проекту бюджета на 2003 год на 2 листах.
3. Проект бюджета на 2003 год на 8 листах.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 2 листах во второй адрес.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Приложение: программа в 3 экз.
Подпись.
Служебные письма подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях, в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются главой местного самоуправления или его заместителями.
Документы, направляемые подчиненным и сторонним предприятиям, организациям, учреждениям, гражданам, подписываются главой местного самоуправления, заместителями главы администрации или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
Документы, направляемые главе администрации области, председателю областной Думы, главному федеральному инспектору в Белгородской области, заместителям главы администрации области подписывает только глава местного самоуправления или, в его отсутствие, первый заместитель главы администрации.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициал имени и фамилия).
Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.
Наименование должности, состоящее из одной строки, печатается от левой границы текстового поля. Если наименование должности состоит из двух и более строк, то слова "Руководитель", "Начальник" могут располагаться центрованным способом по отношению к последующим строкам реквизита, центрированным относительно самой длинной строки.
Инициал имени и фамилия печатаются у правой границы поля или на расстоянии не менее 12,4 см от левой границы текстового поля. Если длина строки в расшифровке подписи превышает 4 см, допускается смещать ее в сторону площади, отведенной для подписи.
Если письма оформляются на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициал имени и фамилию:

Заместитель главы администрации В.Архипов
или
Председатель
комитета по энергетике и ЖКХ В.Архипов

Если письмо оформляется не на бланке, то в подписи указывается полное наименование должности, личная подпись, инициал имени и фамилия:

Заместитель главы администрации
города, председатель комитета по
энергетике и ЖКХ В.Архипов

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании письма несколькими должностными лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне и ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей и отделяются от них дополнительным 1,5 межстрочным интервалом, например:

Глава администрации Председатель Белгородской
Белгородской области областной Думы
подпись Е.Савченко подпись А.Зеликов

Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
Исполнитель Максимова Н.С.
тел. 22-73-83
или
исп. Максимова
тел. 22-73-83
Оформление служебного письма приведено в приложениях № 12, 13, 14, 15, 16.

4.3. Подготовка и оформление служебных телеграмм
4.3.1. Телеграммы оформляются на листах бумаги формата А4 или А5 в двух экземплярах.
Телеграмма печатается заглавными буквами через 1 межстрочный интервал без знаков препинания.
4.3.2. Телеграммы имеют следующие реквизиты:
Адрес (Куда) (Кому)
В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:
113833 МОСКВА ЛЮСИНОВСКАЯ 51
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИИ
или
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15 ВОСХОД
НАЧАЛЬНИКУ
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:
ЕЛЕЦ ЛИПЕЦКОЙ ХАНТЫ-МАНСИЙСК ТЮМЕНСКОЙ АНАДЫРЬ МАГАДАНСКОЙ
Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом.
АДМИНИСТРАЦИИ АГИНСКОГО БУРЯТСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА
или
АДМИНИСТРАЦИИ ВОЛОГОДСКОЙ ОБЛАСТИ
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:
ГУБЕРНАТОРУ ЯМАЛО-НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА А.И.ИВАНОВУ
Текст отделяется от предыдущего реквизита 1,5 межстрочным интервалом.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.
Подпись отделяется от текста 1,5 межстрочным интервалом и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициал имени и фамилия), печатается от левой границы текстового поля.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: почтовый индекс и адрес, наименование структурного подразделения администрации области.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
Виза. На копии телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя структурного подразделения администрации города, подготовившего телеграмму, а также время сдачи телеграммы на отправку.
Образец телеграммы приведен в приложении № 17.

4.4. Оформление приказов
4.4.1. Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями администрации города и подписываются их руководителями.
4.4.2. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей (преамбулы) и распорядительной частей.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Распорядительная часть начинается словом приказываю, которое печатается вразрядку и полужирным шрифтом.
4.4.3. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.
4.4.4. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.
Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года и доводятся до заинтересованных сотрудников данного структурного подразделения под роспись.
Образец приказа приведен в приложении № 18.

4.5. Оформление протоколов
4.5.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями администрации города и другими предприятиями, организациями, учреждениями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
Запись во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников структурных подразделений, готовивших вопросы к обсуждению или (при необходимости) сотрудниками управления контрольно-организационной и аналитической работы комитета по организационно-аналитической и кадровой работе. Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня совещания (заседания) и разослан исполнителям. Проект соответствующего протокола визируется подразделением, ответственным за подготовку.
4.5.2. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования". Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.
4.5.3. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
- наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
- вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;
- место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид совещания (заседания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
4.5.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей вводной и основной.
В вводной части оформляются следующие реквизиты:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
- повестка дня;
- докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме.
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью: при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
4.5.5. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно, другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
4.5.6. Дата и номер протокола
Датой протокола является дата заседания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.
Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.
4.5.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), (подпись ведущего протокол), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
4.5.8. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на совещании (заседании), направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель, вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
Копии протоколов, копии повесток дня заседаний и материалов к совещаниям (заседаниям) уничтожаются по минованию надобности в них, причем копии протоколов - по акту.
Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.
Образец протокола приведен в приложении № 19.

4.6. Положение, правила, инструкция
4.6.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила и инструкции утверждаются главой местного самоуправления или его заместителями в форме самостоятельных документов или путем издания постановления или распоряжения об их утверждении.
4.6.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых и распорядительных актов администрации города.
4.6.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе формата А4 и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

5. Организация документооборота

Движение документов в администрации города с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации города, регламентируются инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников, а также другими нормативными документами.
При применении в администрации города электронного документооборота отделом информационного обеспечения, машинописных и множительных разрабатывается процедура движения документов. Данная процедура позволяет определить последовательность операций, производимых с документом.

5.1. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
Поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в канцелярии, отделе писем и приема граждан управления информационного обеспечения и делопроизводства комитета по организационно-аналитической и кадровой работе, а также в структурных подразделениях администрации города, которым предоставлено право самостоятельной регистрации документов.
5.1.1. Обработка простой служебной корреспонденции
Принятые конверты с корреспонденцией вскрываются в канцелярии, при этом проверяется правильность адресования, целостность конвертов и наличие вложенных в них документов.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним на документе делается пометка о недостаче документов и запрос отправителю.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде", фамилия работника, ответственного за делопроизводство, число, месяц, год.
Пакеты или конверты с пометкой "Лично", "Только лично" передаются адресатам в закрытом виде.
Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Во всех остальных случаях конверты после проверки уничтожаются.
Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
5.1.2. Документы, поступающие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.
Не подлежат регистрации сводки по различным финансовым вопросам, торговле, счета, пригласительные билеты, рекламные извещения, поздравительные письма и телеграммы, программы совещаний и другие документы по определению начальника отдела документооборота.
5.1.3. Поступающая корреспонденция регистрируется в компьютерной базе и специальных регистрационных журналах с распечаткой карточки-поручения. На поступающие документы.
5.1.4. В отдельных случаях на документах и регистрационных карточках ставится отметка "Контроль". На такие документы заполняются две карточки-поручения, одна из которых помещается в справочную картотеку, а вторая вместе с документом передается главе местного самоуправления, его заместителям или руководителям структурных подразделений.
5.1.5. Срочная корреспонденция доставляется по назначению немедленно, а остальная корреспонденция доставляется в структурные подразделения в течение рабочего дня.
Без расписки в получении, но с отметкой кому и когда передан документ как правило передаются документы главе местного самоуправления и его заместителям.
С распиской в получении передаются документы на исполнение, а также все правовые нормативные и распорядительные документы администрации города зарегистрированные в протокольной части отдела документооборота руководителям всех других структурных подразделений администрации города муниципальным предприятиям и учреждениям.
5.1.6. Все поступившие документы, как правило, должны распределяться и передаваться в день их получения.
5.1.7. Документы, подготовленные в структурном подразделении администрации города и используемые внутри этого структурного подразделения, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях в соответствующем журнале.
Переписка по вопросам текущей деятельности между структурными подразделениями администрации города ведется без регистрации документов в канцелярии.
Служебная переписка по вопросам текущей деятельности, направленная в адрес главы местного самоуправления, регистрируется в канцелярии в соответствующем журнале служебной переписки.

5.2. Организация доставки документов
5.2.1. Доставка документов в администрацию города осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в администрацию города доставляется письменная корреспонденция в виде простых заказных (регистрируемых) писем почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

5.3. Обработка и распределение поступающих документов
5.3.1. Документы, поступающие в администрацию города, проходят первичную обработку предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
5.3.2. Документы, адресованные главе местного самоуправления, его заместителям и руководителям структурных подразделений, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно обрабатываются в канцелярии и отделе писем и приема граждан управления информационного обеспечения и делопроизводства, а затем направляются на рассмотрение в соответствии с функциональными обязанностями главе местного самоуправления и его заместителям.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемых непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотрение документов главой местного самоуправления и его заместителями (для подготовки резолюции) должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления, не разрешается задерживать документ более 2 дней. Глава и его заместители определяют в резолюции на документе порядок, характер и срок рассмотрения, а также исполнителя (ответственного исполнителя). Резолюция подписывается с указанием даты.
Рассмотренные главой местного самоуправления и его заместителями документы возвращаются в канцелярию и отдел писем и приема граждан управления информационного обеспечения и делопроизводства, где фиксируется содержание резолюции, а документ передается на исполнение в структурное подразделение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии документов.
5.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение.
5.3.4. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.

5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов
5.4.1. Документы, отправляемые администрацией города, передаются почтовой и электрической связью, а также вручаются получателю лично под расписку.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется канцелярией и отделом писем и приема граждан управления информационного обеспечения и делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Из структурных подразделений администрации города документы для отправки передаются в канцелярию не позднее 15 часов 30 минут.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса и с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или начальника отдела документооборота.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.
К отправляемым документам, зарегистрированным в отделе документооборота, отделе писем и приема граждан прилагаются их копии, завизированные исполнителем на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены, данные документы хранятся в отделе документооборота в папках соответствующих дел.
Копии нормативных правовых и распорядительных документов администрации города представляются для отправки в канцелярию, заверенные печатью протокольной части и рассылаются согласно листу рассылки.
Сотрудником отдела документооборота (канцелярией или протокольной частью) в листе рассылки ставится соответствующая отметка об отправке документа почтой.
Копии писем, зарегистрированных в структурном подразделении администрации города, в отдел документооборота не сдаются. Они хранятся у лиц, ответственных за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении.
5.4.2. Исходящая корреспонденция конвертируется в зависимости от ее вида.
В канцелярии конвертируются следующие документы:
- зарегистрированные в канцелярии и направляемые согласно резолюции на предприятия, в организации и учреждения, находящиеся вне здания администрации города;
- ответы на обращения граждан, зарегистрированные в отделе писем и приема граждан;
- постановления и распоряжения администрации города, зарегистрированные в протокольной части отдела документооборота;
- документы, направляемые в администрацию области.
5.4.3. Письма, зарегистрированные в структурных подразделениях администрации города, конвертируются и отправляются лицами, ответственными за ведение делопроизводства самостоятельно.
5.4.4. Законвертированные документы вносятся в реестр исходящих документов, к которому присоединяются реестры, составленные в структурных подразделениях. В реестре указывается общее количество отправляемых писем.
5.4.5. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
5.4.6. Телеграммы, составляемые в администрации города, принимаются канцелярией завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
5.4.7. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи ответственными в структурных подразделениях. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю структурного подразделения, которому она адресована.

5.5. Внутренний документооборот
5.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
5.5.2. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства, а также канцелярией и протокольной частью, отделом писем и приема граждан управления информационного обеспечения и делопроизводства.

5.6. Работа исполнителей с документами
5.6.1. Исполнение документа состоит в осуществлении действий, предписанных резолюцией руководителя, рассмотревшего документ. Исполнитель устанавливается резолюцией персонально, по должности, или исполнителем является руководитель структурного подразделения, указанного в резолюции. Один из них может быть определен явно в качестве основного исполнителя (например, подчеркнут руководителем в резолюции). Если исполнителей более одного, а основной исполнитель не указан резолюцией явно, то основным исполнителем является тот, кто указан в резолюции первым.
Руководители структурных подразделений администрации города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
5.6.2. При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются немедленно.
5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе:
- о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю);
- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);
- о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах, карточках-поручениях или специальных бланках для резолюций.
5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов
5.7.1. Работа с обращениями и запросами депутатов разных уровней производится в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата.
5.7.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.
При обращении депутата в администрацию города должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.
При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения.
Должностное лицо, которому направлен запрос депутата, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок. Ответы на такие обращения даются за подписью главы местного самоуправления или первого заместителя главы администрации города.
5.7.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.
5.7.4. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется канцелярией и отделом писем и приема граждан в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами (отдел писем и приема граждан регистрирует запросы депутатов, касающиеся обращений граждан, канцелярия - юридических лиц).
5.7.5. В структурных подразделениях администрации города по обращениям и запросам депутатов в соответствии с указаниями главы местного самоуправления и его заместителей в необходимых случаях оперативно готовятся проекты поручений соответствующим предприятиям, организациям, учреждениям и структурным подразделениям администрации города.
5.7.6. В администрации города анализируют количество, характер и содержание обращений и запросов депутатов.

5.8. Рассмотрение обращений граждан
5.8.1. Работа с обращениями граждан производится в соответствии с Положением, утвержденным решением сессии городского Совета депутатов от 26 ноября 2000 года № 72 "Об утверждении положения о работе с обращениями граждан в городе Белгороде".
В администрации города организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляются отделом писем и приема граждан.
5.8.2. Письма, заявления и жалобы граждан (далее по тексту - обращения граждан), поступившие на имя главы местного самоуправления и его заместителей, регистрируются в отделе писем и приема граждан и в тот же день направляются руководителям администрации города.
На лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу обращения граждан проставляется специальный штамп, указывается дата поступления и входящий регистрационный номер (например: № 75 от 15.02.2002).
Каждое обращение граждан заносится для регистрации в компьютер, где заполняется карточка регистрации (приложение № 2) и направляется с обращением на рассмотрение в соответствии с постановлением о распределении обязанностей между главой местного самоуправления и его заместителями.
5.8.3. Карточки по обращениям, взятым на контроль, помещаются в картотеку по срокам исполнения.
Рассмотрение обращений, взятых на контроль, считается законченным только тогда, когда разрешены поставленные в них вопросы и о принятом решении сообщено заявителю, а по необходимости и вышестоящей организации.
Отметка об исполнении делается в регистрационной карточке и компьютере.
5.8.4. Обращения граждан рассматриваются в администрации города в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе писем и приема граждан. В отдельных случаях срок рассмотрения обращения может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет заявителя (направляется промежуточное письмо).
5.8.5. Если глава местного самоуправления или его заместители сочтут необходимым направить обращение гражданина на рассмотрение в вышестоящий орган, предприятие, учреждение или организацию, то оно отправляется сопроводительным письмом за подписью главы местного самоуправления, его заместителей или руководителей структурных подразделений (только не на карточке поручения, регистрационной карточке). В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости и администрации города.
Контроль за своевременным объективным и полным рассмотрением обращений граждан, направленных в структурные подразделения администрации города, а также органы, предприятия, учреждения и организации, осуществляют их руководители (или ответственные за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении).
5.8.6. Копии документов (ответов заявителям), связанных с рассмотрением писем граждан, направляются в отдел писем и приема граждан вместе с оригиналами обращений граждан.
Справочную работу по законченным делопроизводством обращениям граждан ведет отдел писем и приема граждан.
5.8.7. Прием посетителей в приемной администрации города организуется начальником отдела писем и приема граждан в соответствии с графиком приема граждан, утвержденным главой местного самоуправления или заместителем главы администрации, председателем комитета по организационно-аналитической и кадровой работе.
Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб в ходе личного приема ведутся в регистрационных журналах и на карточках установленной формы (приложения № 20, 21) с приложением письменного заявления.
Переданные на личных приемах посетителями письменные обращения учитываются и рассматриваются как обращения граждан.
5.8.8. Отдел писем и приема граждан ведет анализ и обобщение поступающих обращений, обеспечивает составление и представляет главе местного самоуправления полугодовую и годовую отчетность о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.
Документы для отправки принимаются до 15 часов 30 минут.
Письменные обращения граждан с карточкой поручения выдаются исполнителям под роспись в регистрационном журнале, в период с 14 до 16 часов ежедневно, кроме выходных дней.
Без расписки в получении, но с пометкой кому и когда передан документ, как правило передаются письменные обращения граждан главе местного самоуправления и его заместителям.

5.9. Отметка об исполнении документа
Исполненные документы и документы, по которым рассмотревший их руководитель не счел необходимым принять какие-либо действия, списываются "в дело". Решение о списании "в дело" принимает руководитель рассмотревший документ (автор резолюции).
Отметка об исполнении документа и направлении его "в дело" включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер, отметку "в дело", подпись руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, копии документов, которые были направлены во исполнение данного документа. Отметка "в дело" проставляется на самом документе или копии ответа по его исполнению.
В канцелярии проставляется номер дела, в котором будет храниться данный документ и дату его закрытия.

6. Поисковая система по документам (регистрация)

6.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

6.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
В канцелярии регистрируются документы, поступающие в администрацию города из предприятий, организаций, учреждений и других юридических лиц, носящие служебный характер, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
В отделе писем и приема граждан письменные обращения граждан.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

6.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется (делается отметка о его переадресовке).

6.4. Регистрация документов производится в компьютерной базе данных и в специальных журналах в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.
Документы, создаваемые по направлениям деятельности в администрации города, регистрируются в структурных подразделениях.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в канцелярии или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

6.5. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера и даты.
На документах служебного характера штамп с регистрационным номером проставляется в правом нижнем углу первого листа документа.
На письменных обращениях граждан - в правом верхнем углу первого листа обращения.

7. Контроль исполнения документов

7.1. Организация контроля исполнения
7.1.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей структурных подразделений администрации города в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
7.1.3. Контроль исполнения документов вышестоящих организаций и поручений главы местного самоуправления обеспечивают управление контрольно-организационной и аналитической работы комитета по организационно-аналитической и кадровой работе, руководитель структурного подразделения и по его поручению ответственный за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, которые осуществляют учет контролируемых документов, ход и состояние их исполнения.
Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений администрации города.
7.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных и систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
7.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступившие из вышестоящих организаций и внутренние документы - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других предприятий, организаций, учреждений и обращения граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются главой местного самоуправления и его заместителями, руководителями структурных подразделений, исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - исполняются в 3-дневный срок;
- имеющие пометку "оперативно", - в 10-дневный срок;
- остальные - в срок не более 30 дней.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в компьютерной базе данных и регистрационном журнале.
7.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении с указанием планируемой даты исполнения не позднее 3 дней до истечения этого срока.
Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует канцелярию или отдел писем и приема граждан для внесения изменений в регистрацию (новый срок, дата изменения, подпись).
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы (организация), глава местного самоуправления - авторы документа.
7.1.7. Проверка хода исполнения документов осуществляется канцелярией и отделом писем и приема граждан, все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются.
7.1.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель) дата.
7.1.9. Управление информационного обеспечения не реже одного раза в квартал готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации города, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства администрации и вышестоящих органов в установленные им сроки или по запросам.

7.2. Оформление поручений
7.2.1. Поручения главы местного самоуправления оформляются по итогам планерок и совещаний при главе местного самоуправления, заседаний коллегий и иных мероприятий с участием главы местного самоуправления.
7.2.2. Для своевременного и полного оформления поручений главы местного самоуправления должно быть обеспечено присутствие сотрудников управления контрольно-организационной и аналитической работы комитета по организационно-аналитической и кадровой работе на соответствующих мероприятиях. Протокол поручений оформляется в течение трех дней после проведения мероприятия.
7.2.3. Протокол поручений согласуется с заместителем главы администрации, председателем комитета по организационно-аналитической и кадровой работе и представляется на подпись главе местного самоуправления.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

7.2.3. В протоколе поручений указывается дата и наименование проводимого мероприятия, формулируется само поручение с указанием ответственного и срока исполнения поручения.
7.2.4. Подписанный главой местного самоуправления протокол поручений доводится до исполнителей и берется на контроль управлением контрольно-организационной и аналитической работы комитета по организационно-аналитической и кадровой работе.
7.2.5. Оригинал протокола регистрируется и хранится в протокольной части отдела документооборота.
7.2.5. Комитет по организационно-аналитической и кадровой работе готовит информацию о ходе выполнения поручений на имя главы местного самоуправления, в которой указываются общее количество данных поручений, количество выполненных и находящихся в стадии выполнения поручений, число поручений, сроки исполнения по которым истекли, и выполненных с нарушением сроков в разрезе каждого комитета или структурного подразделения администрации города.

8. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архивы администрации города и областной государственный архив (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

8.1. Номенклатура дел администрации города
8.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения (приложения № 22, 23).
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел и определения сроков их хранения.
8.1.2. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс.
Индексы дел должны состоять из названия структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.
Как правило, в номенклатуре дел следует сохранять одинаковые порядковые номера для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с отделом документооборота, подписывается руководителем структурного подразделения.
Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в отдел документооборота.
8.1.3. Сводная номенклатура дел администрации города составляется отделом документооборота на основании номенклатуры дел структурных подразделений администрации города, согласованных с архивом, подписывается начальником отдела документооборота и утверждается заместителем главы администрации, председателем комитета по организационно-аналитической и кадровой работе.
После утверждения сводной номенклатуры дел администрации города в подразделения направляются выписки из ее соответствующих разделов.
8.1.4. В течение года по согласованию с архивом и с разрешения начальника управления информационного обеспечения и делопроизводства в утвержденные номенклатуры дел могут вноситься изменения и дополнения.
В случае изменения структуры администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
8.1.5. Сводная номенклатура дел администрации города в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего года.

8.2. Формирование и оформление дел в администрации города
8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Дела в администрации города формируются децентрализованно, то есть в отделах документооборота, писем и приема граждан и в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.
Контроль за правильным формированием дел в администрации города осуществляется отделом документооборота.
8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела; помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
8.2.3. На документе проставляются: отметка "в дело", дата, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения. Документ подшивается в дело, номер которого был присвоен ему при регистрации.
8.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).
Нормативные правовые и распорядительные документы администрации города (постановления, распоряжения) группируются в делах по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

8.3. Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов определяет ценность документов с целью отбора их на хранение в установленные сроки хранения.
Экспертиза ценности документа проходит в три этапа. Первый этап экспертизы проводится на стадии текущей работы с документами:
- при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы;
- при регистрации поступающих документов (при проставлении на документе индекса определяется принадлежность его к конкретному делу);
- при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, может более квалифицированно судить о принадлежности документа тому или иному делу).
Второй этап экспертизы осуществляется на стадии подготовки дел для передачи в архив администрации после завершения работы с ними (проводится персоналом структурных подразделений и заведующей архивом).
Третий этап экспертизы проводится на стадии подготовки дел для передачи в областной государственный архив на хранение (проводится заведующей архивом отдела документооборота и работниками государственного областного архива).
Проведение работы по экспертизе ценности документов возлагается на экспертную комиссию. Она создается приказом председателя комитета по организационно-аналитической и кадровой работе из числа наиболее квалифицированных работников отдела документооборота в количестве не менее 3 человек.

8.4. Оперативное хранение документов и дел
С момента заведения и до передачи дел в архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих кабинетах, шкафах, сейфах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешаются. В исключительных случаях (например, по требованию следственных органов) такое изъятие производится с разрешения начальника управления информационного обеспечения и с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия документа (подлинника).

8.5. Передача документов и дел на архивное хранение
В архив администрации города передаются дела постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях.
Материалы передаются в архив на основании служебной записки руководителя структурного подразделения и с разрешения начальника управления информационного обеспечения и экспертной комиссии.
В случае ликвидации или реорганизации подразделения администрации города работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела и передает их в архив независимо от сроков хранения.
Дела трехлетнего и годичного сроков хранения в архив не сдаются, а уничтожаются данным структурным подразделением администрации города по акту.
Документы принимаются в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного срока хранения по описям, подписанным экспертной комиссией и руководителем структурного подразделения администрации города.
Принимая материалы, заведующая архивом тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.
Заведующая архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращает сдатчику, остальные остаются в архиве.
До передачи в областной государственный архив документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архиве администрации города в течение сроков, установленных Государственной архивной службой России (Росархив).
По истечении указанных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются из архива администрации города в областной государственный архив.
Прием каждого дела в архиве производится в присутствии ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации города.
Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются в структурное подразделение администрации города для переоформления.

9. Изготовление и использование печатей и штампов

9.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации города используются гербовые и другие печати.

9.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

9.3. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности подразделений администрации города, производится по согласованию с заместителем председателя административно-хозяйственной работы комитета организационно-аналитической и кадровой работы.

9.4. Изготовленные печати и штампы учитываются в хозяйственном отделе в специальном журнале. Печати выдаются под расписку руководителям структурных подразделений администрации города, штампы - работникам, обеспечивающим делопроизводство.

9.5. Печать с изображением герба города ставится на документы, требующие особого удостоверения их подлинности. Простые круглые мастичные печати (без изображения символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать конец наименования должности лица, подписавшего документ.
Печать главы местного самоуправления с изображением герба города (гербовая печать) проставляется только отделом муниципальной службы и кадров на наградных документах, грамотах администрации города и благодарственных письмах, документах государственного значения, документах международного характера и подписанных лично главой.
Гербовая печать "Администрация города Белгорода" проставляется в отделе муниципальной службы и кадров на удостоверениях должностных лиц, назначаемых главой местного самоуправления и на документах, подписанных главой и его заместителями.
Гербовые печати проставляются также на командировочных удостоверениях, договорах, на платежных поручениях, других финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях.

9.6. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы проставляются только в комитете по организационно-аналитической и кадровой работе заместителем главы администрации, председателем комитета по организационно-аналитической и кадровой работе, на поздравительных открытках при необходимости, на копиях подписанных в установленном порядке документов, грамотах и благодарственных письмах. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписывающего документ.

10. Организация приема и передачи документов
с использованием средств факсимильной связи

10.1. Средствами факсимильной связи могут быть переданы изображения документов. Факсимильная связь осуществляется по телефонной сети общего пользования. На приемной стороне получается бумажная копия документа. Наличие на изображении подписи должностного лица не превращает копию в оригинал.
Поэтому факсимильная связь используется, как правило, для оперативной передачи информации с последующей отправкой оригинала по обычной почте.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов организациям (от организаций), размещенным вне здания администрации города, и закрепляются за структурными подразделениями администрации города.

10.2. Прием факсограмм, отправленных на официальный телефонный номер факсимильной связи администрации города, обеспечивает отдел информационного обеспечения, машинописных и множительных работ комитета по организационно-аналитической и кадровой работе.

10.3. Приходящие на официальный телефонный номер факсимильной связи администрации города факсограммы фиксируются с целью выделения официальных документов. Факсограммы, содержащие копии официальных документов, учитываются в журнале с фиксацией даты и времени приема. При несоответствии машинной отметки даты и времени фактическим значениям и при отсутствии машинной отметки даты и времени на факсограмме вручную проставляется дата и время приема. Факсограмма визируется сотрудником отдела информационного обеспечения, машинописных и множительных работ и передается под роспись в журнале в канцелярию для регистрации и дальнейшей обработки.

10.4. Принятые отделом информационного обеспечения, машинописных и множительных работ факсограммы передаются в канцелярию в 10, 12, 14 и 17 часов 30 минут. Срочные факсограммы передаются в канцелярию немедленно.

10.5. Не разрешается передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Не для печати".
Категорически запрещается передача посредством факсимильной связи секретных документов.

10.6. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

10.7. Если по указанному номеру телефона отвечает оператор, то запрашивается его фамилия и подтверждение разборчивости полученной им факсограммы. Сотрудник отдела информационного обеспечения, машинописных и множительных работ, производящий передачу, фиксирует на оборотной стороне первого листа оригинала дату и время передачи, номер телефона и фамилию лица, принявшего факсограмму. Эти данные скрепляются подписью сотрудника, передавшего документ. Если по указанному номеру факс стоит на автомате, то указывается, что документ отправлен (факс на автомате).

11. Организация приема и передачи документов
с использованием электронной почты

11.1. Документы, полученные по электронной почте, до внедрения системы электронной подписи, не могут быть использованы в качестве юридически значимого доказательства. Это необходимо учитывать при выборе целесообразного способа отправки документов и работе с полученными по электронной почте документами.

11.2. По электронной почте передается компьютерный файл, содержащий образ документа. Этот файл должен быть специально подготовлен для отправки документа, а принятый файл должен быть размещен в памяти компьютера в доступном для адресата месте или распечатан.

11.3. Есть официальный электронный адрес администрации города. Подразделения администрации и отдельные сотрудники могут иметь свои электронные адреса.

11.4. Прием документов, адресованных на официальный электронный адрес администрации города, производится отделом информационного обеспечения, машинописных и множительных работ два раза в течение рабочего дня: до 10 часов и до 17 часов. Производится фильтрация полученных файлов с целью выделения официальных документов. Официальные документы распечатываются, визируются сотрудником отдела, учитываются в журнале. Распечатки передаются под роспись в журнале в канцелярию для регистрации и дальнейшей обработки. Принятые файлы, содержащие образцы официальных документов, хранятся в отделе информационного обеспечения, машинописных и множительных работ до конца года, следующего за годом получения документа, и могут быть предоставлены исполнителям документов по их запросам.

11.5. Файлы, содержащие образы документов, адресованные на электронные адреса подразделений администрации и индивидуальные электронные адреса сотрудников, отделом информационного обеспечения, машинописных и множительных работ размещаются в компьютерной памяти в доступном для адресата месте. Адресат должен или ознакомиться с содержанием документа на экране монитора своего компьютера, или распечатать документ самостоятельно. В подразделениях администрации, имеющих свои электронные адреса, должны быть назначены сотрудники, ответственные за прием электронной почты.

11.6. Отправка документов по электронной почте подразделениями, имеющими свои электронные адреса, производится самостоятельно. Остальная электронная почта отправляется отделом информационного обеспечения, машинописных и множительных работ.

11.7. Для отправки документа по электронной почте отделом информационного обеспечения, машинописных и множительных работ исполнителем документа он должен быть оформлен на бумаге в полном соответствии с обычными правилами оформления и снабжен подписью ответственного должностного лица. Если адресатом не является подразделение или сотрудник областной администрации, то в документе должен быть указан электронный адрес для отправки. Кроме того, исполнителем документа должен быть подготовлен файл, содержащий образ документа, а на нижнем поле первого листа документа должно быть указано имя и место размещения этого файла, доступное для сотрудника отдела информационного обеспечения, машинописных и множительных работ, производящего отправку электронной почты.

11.8. Документ в бумажной форме сдается сотруднику отдела информационного обеспечения, машинописных и множительных работ, производящему отправку электронной почты. После проверки соответствия файла бумажной форме документа и определенности электронного адреса для отправки сотрудник отдела информационного обеспечения, машинописных и множительных работ делает за своей подписью отметку на нижнем поле первого листа документа о приеме к отправке с указанием даты и времени приема и возвращает документ исполнителю.

11.9. Технически отправка электронной почты отделом информационного обеспечения, машинописных и множительных работ производится в то же время, что и прием электронной почты.

11.10. Контроль доставки (при необходимости) возлагается на исполнителя документа.

11.11. Копия отправленного файла сохраняется в отделе информационного обеспечения, машинописных и множительных работ до конца года, следующего за годом получения документа.

12. Техническое обеспечение работы с документами

12.1. Машинописные работы
12.1.1. Машинописными работами является формирование машинных образов документов по рукописям и их распечатка. Машинные образы документов используются для дальнейшей работы над документами и для передачи по электронной почте.
12.1.2. Машинописные работы в администрации города производятся в подразделениях администрации с использованием оргтехники, закрепленной за подразделениями и в отделе информационного обеспечения, машинописных и множительных работ.

12.1.3. Для выполнения машинописных работ принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку не допускается.
12.1.4. Печатание производится в порядке поступления материалов.
Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется начальником управления информационного обеспечения и делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.
Документы, сданные в работу после 17 час. 30 мин., печатаются, как правило, на следующий день.
   ------------------------------------------------------------------

--> примечание.
Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.
   ------------------------------------------------------------------

12.1.3. В отдел информационного обеспечения, машинописных и множительных работ рукопись сдается вместе с карточкой заказа на бланке установленной формы, с указанием количества экземпляров (приложение № 24), подписанной исполнителем.
12.1.4. Передаваемые для печати рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания следует обращать особое внимание на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и др.
12.1.5. Оператор, выполняющий машинописные работы, не производит расшифровку сокращений, редактирование текста и корректорскую правку. При обнаружении в рукописи грамматических ошибок оператор должен вернуть рукопись на доработку исполнителю.
12.1.6. Оператор несет персональную ответственность за обеспечение высокого качества выполняемых работ с соблюдением правил грамматики и орфографии.
12.1.7. Оформление отпечатанного документа должно соответствовать стандартам (формат бумаги, поля, шрифты, отступы, межстрочный интервал), если в рукописи нет указаний о специальном форматировании. Печатание на официальных бланках администрации производится при наличии соответствующего указания в карточке заказа.
12.1.8. На свободном поле последнего листа оператором производится печатание имени файла, содержащего образ документа. Это имя используется для доступа к файлу при дальнейшей работе над документом, которая может производиться с использованием оргтехники, закрепленной за подразделениями, и для передачи документа по электронной почте.
12.1.9. Файлы, содержащие сформированные образы документов, хранятся в отделе информационного обеспечения, машинописных и множительных работ до конца года следующего за годом формирования. При использовании этих файлов в качестве заготовок для новых документов должны формироваться новые файлы, а ранее созданные не должны изменяться.
12.1.10. При получении отпечатанного документа исполнитель должен проверить качество работы. При наличии замечаний недостатки устраняются отделом информационного обеспечения машинописных и множительных работ немедленно.
12.1.11. Если документ отпечатан на официальном бланке администрации, имеющем номер, то оператор указывает этот номер в карточке заказа.
12.1.12. Карточки выполненных заказов хранятся в отделе информационного обеспечения, машинописных и множительных работ до конца месяца, следующего за месяцем формирования, и являются основанием для списания расходных материалов.

12.2. Копировально-множительные работы
12.2.1. Копировально-множительные работы в администрации города выполняются в отделе информационного обеспечения, машинописных и множительных работ управления информационного обеспечения и делопроизводства комитета по организационно-аналитической и кадровой работе или на оргтехнике, закрепленной за другими комитетами администрации города, или специализированными предприятиями.
12.2.2. Разрешается копирование документов и материалов только служебного характера. Размножение бланков документов производится только на специализированных предприятиях.
12.2.3. Заказчиком выполнения копировально-множительных работ на специализированных предприятиях является хозяйственный отдел комитета по организационно-аналитической и кадровой работе.
12.2.4. Копирование на копировальных аппаратах, закрепленных за отделом информационного обеспечения, машинописных и множительных работ, производится сотрудником этого отдела.
12.2.5. Основанием для выполнения копировальных работ является карточка заказа, оформленная на бланке установленной формы (приложение № 25). Карточка заказа является отчетным документом для списания бумаги и тонера.
12.2.6. Выполнение заказов на копировально-множительные работы производится в порядке очередности их поступления. Внеочередное выполнение срочных заказов выполняется по указанию начальника управления информационного обеспечения и делопроизводства.
12.2.7. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво, черным цветом, на стандартных листах бумаги. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов или рукописные документы.
12.2.8. О выполнении копирования, возврате заказчику подлинников на карточке заказа делаются соответствующие записи. Карточки выполненных заказов хранятся в течение 2 месяцев в отделе информационного обеспечения, машинописных и множительных работ, после чего уничтожаются.





Приложение № 1

   ---------------------------------T-------------------------------¬

¦ КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ¦ КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ¦
¦Указов Президента, Правительства¦постановлений, распоряжений ¦
¦Российской Федерации ¦главы администрации, правите- ¦
¦ ¦льства области ¦
¦ ¦ ¦
¦Вх. № 43-Ф от 10 июня 2002 ¦Вх. № 41 от 10 июня 2002 г. ¦
¦ ¦ ¦
¦Наименование Указ Президента РФ¦Наименование Постановление ¦
¦документа № 562 от 06.06.2002¦документа Областной Думы от¦
¦ ¦ 03.05.2002 № 8 ¦
¦ ¦ ¦
¦Краткое содержание О признании ¦Краткое содержание О Регламенте¦
¦ утратившими ¦ Белгородской¦
¦ силу указов ¦ областной ¦
¦ Президента ¦ Думы ¦
¦ РФ. ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦Исполнитель Марковская С. Н.¦Исполнитель Боженов С.А.¦
¦ ¦ ¦
¦Резолюция Для сведения ¦Резолюция Для сведения ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦Дата исполнения ¦
¦Обратить ¦по документу ¦
¦внимание ¦ ¦
¦на пункты ¦Рассмотреть и ¦
¦ ¦дать ответ до ¦
¦ ¦ ¦
¦Ознакомить ¦Контроль ¦
¦ ¦ ¦
¦Контроль ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦Дата внесения в ¦Дата внесения в ¦
¦ПК 3 июня 2002 г. ¦ПК 3 июня 2002 г. ¦
L--------------------------------+--------------------------------






Приложение № 2

   ---------------------------------T-------------------------------¬

¦ КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ¦ КАРТОЧКА РЕГИСТРАЦИИ ¦
¦ обращений граждан ¦ постановлений, распоряжений ¦
¦ ¦ главы администрации ¦
¦ ¦ правительства области ¦
¦ ¦ ¦
¦Рег. № 1770 от 17 - май - 2002 ¦Вх. № 2685 от 3 июня 2002 ¦
¦ ¦Организация, предприятие ¦
¦ ¦ Управление образо-¦
¦ ¦ вания г. Белгорода¦
¦ ¦ ¦
¦Заявитель Гладыгорова В.Н.¦Адрес Белгород, ¦
¦Адрес Белгород ¦ ул. Попова, 25-а ¦
¦ ул. Горького, 67-46¦ ¦
¦ ¦Краткое содержание ¦
¦ ¦ О декоративной отделке ¦
¦ ¦ фасада СШ № 11 ¦
¦ ¦Исполнитель Болтенков В.П. ¦
¦Льгота ¦ ¦
¦Краткое О выделении комнаты¦ ¦
¦содержание в общежитии ¦Резолюция Прошу принять ¦
¦ ¦ решение о видах ¦
¦ ¦ отделки, сделайте ¦
¦ ¦ расчет сметы. Срок¦
¦ ¦ 05.06.2002 (см. ¦
¦ ¦ рез. на письме) ¦
¦ ¦ ¦
¦Рассмотрел Боженов С.А. ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦Резолюция Шестопалов В.А. Для¦ ¦
¦ рассмотрения и ¦ ¦
¦ ответа заявителю ¦Срок исполнения 05.06.2002 ¦
¦ ¦Контроль ¦
¦Срок исполнения 17.06.2002 ¦Ответ за подписью ¦
¦ ¦ Особые отметки ¦
¦ ¦Копия Степень контроля ¦
¦ ¦Дата внесения в ¦
¦ ¦ПК 3 июня 2002 г. ¦
L--------------------------------+--------------------------------






Приложение № 3

   ---------------------------------T-------------------------------¬

¦ ГЛАВА ¦ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ¦
¦ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ¦ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ¦
¦ города Белгорода ¦ города Белгорода ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ¦ ГЛАВА ¦
¦ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ¦ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ¦
¦ города Белгорода ¦ города Белгорода ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦ ¦В дело_________________________¦
¦ ¦Разрешаю продлить до ¦
¦ ¦_______________________________¦
¦ ¦Переговорите ¦
¦ ¦_______________________________¦
L--------------------------------+--------------------------------






Приложение № 4

   ---------------------------------T-------------------------------¬

¦ город Белгород ¦ город Белгород ¦
¦ ¦ ¦
¦ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ ¦ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ¦
¦ АДМИНИСТРАЦИИ ¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА ¦
¦ ¦ СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКИ ¦
¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА ПО +-------------------------------+
¦ ЭНЕРГЕТИКЕ И ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬ-¦ ¦
¦ НОМУ ХОЗЯЙСТВУ ¦ ¦
+--------------------------------+ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦ город Белгород ¦ город Белгород ¦
¦ ¦ ¦
¦ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ¦ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ¦
¦ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ, ¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА ПО ¦
¦ ¦ ОРГАНИЗАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЙ ¦
¦ ¦ И КАДРОВОЙ РАБОТЕ ¦
¦ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИТЕТА ПО +-------------------------------+
¦ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ ¦ ¦
¦ ГОРОДА ¦ ¦
+--------------------------------+ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
L--------------------------------+--------------------------------






Приложение № 5

   ---------------------------------T-------------------------------¬

¦ город Белгород ¦ город Белгород ¦
¦ ¦ ¦
¦ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ¦ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ¦
¦ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ И ¦ ПО ЭКОНОМИКЕ И НАЛОГОВОЙ ¦
¦ МУНИЦИПАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ ¦ ПОЛИТИКЕ ¦
+--------------------------------+-------------------------------+
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦
L--------------------------------+--------------------------------






Приложение № 6

Лист № _____из листов________

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта нормативного правового акта администрации города
______________________________________________________________
______________________________________________________________

Документу присвоен N______ от _____________ 2002 года
Имя соответствующего (электронного) файла_____________________

Постановление подготовлено:

Постановление согласовано:

Лист согласования оформил:
______________________________________________________________
(подпись, фамилия, имя, отчество, дата, рабочий телефон)





Приложение № 7

Лист № ____из листов______

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта распоряжения администрации города
______________________________________________________________
______________________________________________________________

Документу присвоен N______ от _____________ 2002 года
Имя соответствующего (электронного) файла_____________________

Постановление подготовлено:

Постановление согласовано:

Лист согласования оформил:
______________________________________________________________
(подпись, фамилия, имя, отчество, дата, рабочий телефон)





Приложение № 8

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
___________________________________________________________________________

от "____" _________ 2001 г. № _____

О предоставлении ЗАО "Компания
интурист" земельного участка
в аренду по ул. Советская, 8

Рассмотрев заявление ЗАО "Компания интурист" от 29.03.2002, на основании материалов по установлению, согласованию границ землепользования и уточнению площади земельного участка и руководствуясь Земельным кодексом РФ, статьей 3 Федерального закона от 25.10.2001 № 137-ФЗ "О введении в действие земельного кодекса Российской Федерации", Градостроительным кодексом РФ,
постановляю:
1. В связи с переходом права собственности на подъездные железнодорожные пути изъять из земель города Белгорода (земли поселений), ранее предоставленных в постоянное (бессрочное) пользование ЗАО "Белгородстройснаб" (постановление главы администрации города Белгорода от 15 мая 1995 г. № 569 "О предоставлении земельного участка"), часть земельного участка площадью 6960 кв. метров и предоставить его закрытому акционерному обществу "Компания интурист" в аренду сроком на 25 лет для дальнейшей эксплуатации существующих сооружений - железнодорожных путей по ул. Советская, 8.
Площадь земельного участка, оставшегося в постоянном (бессрочном) пользовании ЗАО "Белгородстройснаб", считать 63738 кв. метров.
2. Обязать ЗАО "Белгородстройснаб" в срок до 1 января 2004 года переоформить право постоянного (бессрочного) пользования оставшегося земельного участка на право аренды или приобрести земельный участок в собственность по своему желанию.
3. Обязать ЗАО "Компания интурист":
3.1. В месячный срок заключить с администрацией города в лице комитета по управлению и распоряжению муниципальной собственностью администрации города договор аренды земельного участка и зарегистрировать его в Белгородском областном регистрационном центре "Недвижимость".
3.2. С момента подписания договора аренды земельного участка ежеквартально вносить арендную плату, содержать арендуемый участок и прилегающую территорию в соответствии с санитарными и противопожарными нормами.
3.3. В целях совершенствования архитектурного облика города выполнить паспорт объекта недвижимости согласно постановлению главы администрации города от 16.06.1997 № 915 (название постановления) и согласовать его в течение года с момента выхода настоящего постановления в управлении архитектуры и градостроительства администрации города.
4. Предупредить ЗАО "Компания интурист" о том, что в случае невыполнения им требований, изложенных в пункте 3, настоящее постановление отменяется, и договор аренды земельного участка расторгается.
5. Инспекции Министерства РФ по налогам и сборам по г. Белгороду (Руднев П.П.) осуществлять контроль за правильностью исчисления и своевременностью уплаты арендной платы за землю.
6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города по экономической безопасности и муниципальной собственности Пашкова А.А.

Глава
местного самоуправления В.Потрясаев





Приложение № 9

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
___________________________________________________________________________

от "____"________ 2001 г. № ____

О городской целевой программе
"Физическое воспитание - здоровье
нации" на 2001 - 2003 годы

В соответствии с Федеральным законом от 29 апреля 1999 года № 80-ФЗ "О физической культуре и спорте в Российской Федерации", постановлением главы администрации Белгородской области от 9 апреля 2001 года № 227 и в целях дальнейшего совершенствования работы по развитию массовой физической культуры и спорта, формирования здорового образа жизни среди различных слоев населения города Белгорода
постановляю:
1. Утвердить городскую целевую программу "Физическое воспитание - здоровье нации" на 2001 - 2003 годы (далее по тексту - Программа) (прилагается).
2. Управлению по физической культуре, спорту и туризму (Грицаев В.С.) совместно со структурными подразделениями администрации города обеспечить выполнение Программы.
3. Комитету финансов и бюджетной политики (Бондарев С.А.) обеспечить финансирование утвержденных разделов Программы в пределах и бюджетных средств, предусмотренных по статье "Физическая культура и спорт".
4. Считать утратившим силу постановление администрации города от 23 августа 1999 года № 1205 "Об утверждении программы "Физическое воспитание" на 1999 - 2001 годы.
5. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя главы администрации города, председателя комитета по социальной политике Скурятина В.И.
О ходе выполнения постановления информировать ежегодно в сентябре месяце.

Глава
местного самоуправления В.Потрясаев

(страница № 2 постановления)

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением администрации города
от "__"____________ 2001 г. № _____

МЕРОПРИЯТИЯ
городской целевой программы "Физическое воспитание -
здоровье нации" на 2001 - 2003 годы

   ----T-------------------------T---------------T---------------------------¬

¦ № ¦Наименование мероприятий ¦ Исполнители ¦ Сроки исполнения ¦
+---+-------------------------+---------------+---------------------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L---+-------------------------+---------------+----------------------------

1. Материально-спортивная база
   ----T-------------------------T---------------T---------------------------¬

¦1.1¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+---------------+---------------------------+
¦1.2¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+---------------+---------------------------+
¦1.3¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+---------------+---------------------------+
¦1.4¦ ¦ ¦ ¦
L---+-------------------------+---------------+----------------------------

2. Кадры физической культуры
   ----T-------------------------T---------------T---------------------------¬

¦2.1¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+---------------+---------------------------+
¦2.2¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+---------------+---------------------------+
¦2.3¦ ¦ ¦ ¦
L---+-------------------------+---------------+----------------------------

3. Физкультурно-оздоровительная работа в дошкольных
учреждениях, учебных заведениях и трудовых коллективах
   ----T-------------------------T---------------T---------------------------¬

¦3.1¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+---------------+---------------------------+
¦3.2¦ ¦ ¦ ¦
+---+-------------------------+---------------+---------------------------+
¦3.3¦ ¦ ¦ ¦
L---+-------------------------+---------------+----------------------------


Начальник управления по физической
культуре, спорту и туризму В.Грицаев

дата подготовки постановления





Приложение № 10

(данным распоряжением не руководствоваться)

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
___________________________________________________________________________

от "____"_________ 2001 г. № ____

О своевременном выполнении
поручений главы администрации
Белгородской области

Несмотря на неоднократные совещания по исполнительской дисциплине и напоминания о необходимости особого контроля со стороны заместителей главы администрации города и председателей комитетов за выполнением поручений, данных главой администрации Белгородской области главе местного самоуправления, исполнение или продление сроков исполнения данных поручений происходит несвоевременно.
Определяю порядок исполнения поручений, данных главой администрации Белгородской области:

1. Поручения главы администрации Белгородской области принимать к немедленному исполнению.

2. Заместители главы администрации, председатели комитетов несут персональную ответственность за выполнение поручений главы администрации Белгородской области в установленные сроки и снятие их с контроля в администрации Белгородской области.

3. При невозможности выполнения поручений в установленные сроки, лично принимать меры к продлению срока их исполнения, для чего заблаговременно направлять на имя главы администрации Белгородской области письмо за подписью главы местного самоуправления с обоснованием и указанием нового срока исполнения. Контролировать прохождение и принятие решения о продлении срока исполнения совместно с контрольным управлением администрации города.

4. По каждому факту несвоевременного выполнения поручений главы администрации Белгородской области контрольному управлению администрации города проводить служебное расследование. Результаты служебного расследования доводить до моего сведения.

5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации - председателя комитета по обеспечению деятельности аппарата главы местного самоуправления Гармашова А.Н.

Глава
местного самоуправления В.Потрясаев





Приложение № 11

(данным распоряжением не руководствоваться)

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
___________________________________________________________________________

от "____"_________ 2001 г. № ____

Об организации работы с предложениями
и просьбами избирателей, поступившими
в феврале - марте 2002 года, в период
выборной кампании главы местного
самоуправления города

1. Поручить заместителям главы администрации, председателям комитетов, начальникам управлений и отделов, руководителям городских служб:
а) рассмотреть предложения и просьбы избирателей, поступившие в феврале - марте 2002 года, в период выборной кампании главы местного самоуправления, разработать мероприятия по их выполнению на 2002 год и последующие годы по форме согласно приложению;
б) оперативно информировать избирателей о рассмотрении их просьб и предложений.
2. Мероприятия по исполнению просьб и предложений избирателей, копии ответов им и пояснительную записку (анализ поступивших просьб и предложений, перспектива их рассмотрения, включение в долгосрочные социально-экономические программы, информация по исполненным наказам и ответам, данным избирателям) представить в управление организационно-контрольной и аналитической работы комитета по организационно-аналитической и кадровой работе (Корпункова Н.К.) к 15 мая 2002 года.
3. Контроль за организацией и ходом исполнения предложений избирателей возложить на заместителей главы администрации и председателей комитетов.
4. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации, председателя комитета по организационно-аналитической и кадровой работе Боженова С.А.
О ходе выполнения распоряжения информировать к 15 июня 2002 года.

Глава
местного самоуправления В.Потрясаев

(страница № 2 распоряжения)

ПРИЛОЖЕНИЕ
к распоряжению администрации города
от "__" ______ 2002 г. № ___

МЕРОПРИЯТИЯ

   --------------------------------------------------------------------------¬

¦ (наименование комитета, службы) ¦
¦ по исполнению наказов избирателей, высказанных кандидату ¦
¦ на должность главы местного самоуправления В.Н.Потрясаеву, ¦
¦ в период выборной кампании в феврале - марте 2002 года ¦
+---------T--------------------T-------------------T-----------T----------+
¦Регистра-¦Ф.И.О. избирателя, ¦Содержание ¦Объем работ¦Примечание¦
¦ционный ¦адрес ¦предложений, просьб¦тыс. руб. ¦ ¦
¦номер ¦местожительства ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+--------------------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+--------------------+-------------------+-----------+----------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+--------------------+-------------------+-----------+-----------


Подпись руководителя

Примечание: наказы необходимо скомплектовать по видам работ (например, капитальный ремонт жилых домов, установка телефонов, ремонт дорог и т.д.)





Приложение № 12

(оформляется на бланке структурного подразделения)

Иванову Е.К.
г. Белгород,
ул. Привольная, дом 25, кв. 4

Уважаемый Евгений Кириллович!

Комитетом по управлению Западным округом администрации города рассмотрено Ваше обращение, направленное в администрацию города Белгорода по вопросу улучшения жилищных условий.
Сообщаем... (текст ответного письма)

Председатель комитета
по управлению Западным округом В.Шестопалов

Исп. Петрова К.И.
тел. 22-52-64





Приложение № 13

(оформляется на бланке структурного подразделения)

Адресат

Заголовок

Уважаемый ________________!

Текст письма.

Приложение:

С уважением.
Наименование должности (подпись) И.Фамилия

Исполнитель Фамилия И.О.
№ телефона





Приложение № 14

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
БЕЛГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

308000 г. Белгород, пр. Ленина. 38. тел. 22-72-08, 27-72-06
__________________________________________________________________

______ № _____________ Адресат
на № _____ от ________

Заголовок к тексту

Текст письма

(При необходимости отметка о наличии приложения)

Наименование должности
(включая наименование структурного
подразделения администрации) (подпись) И.Фамилия

Исп. Фамилия И.О.
№ телефона





Приложение № 15

Адресат
АДМИНИСТРАЦИЯ
города Белгорода
Белгородской области
Российской Федерации
308000 г. Белгород
пр. Ленина, 38
тел. 22-72-08,
27-72-06
_________N_________
на N_____от________

Заголовок к тексту

Текст письма

Наименование должности (подпись) И.Фамилия

Исп. Фамилия И.О.
№ телефона





Приложение № 16

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
БЕЛГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

308000 г. Белгород, пр. Ленина. 38. тел. 22-72-08, 27-72-06
__________________________________________________________________

_________________N_____________ Заместителю главы администрации
на N____________от_____________ области - руководителю аппарата
главы администрации Белгородской
области О.Н.Полухину

О количестве документов,
поступивших в администрацию
города

Уважаемый Олег Николаевич!

Направляем в Ваш адрес сведения о количестве документов, поступивших в администрацию города Белгорода из структурных подразделений администрации области, организаций областного и федерального значения в 2001 году и за 1 квартал 2002 года.

Приложение: на 1-м листе в 1 экз.

С уважением.
заместитель главы администрации города С.Боженов

Исп. Бородина Е.Н.
тел. 22-73-83





Приложение № 17

113833 МОСКВА ЛЮСИНОВСКАЯ 51
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИИ
А.И.ИВАНОВУ

УВАЖАЕМЫЙ АЛЕКСАНДР ИВАНОВИЧ

ТЕКСТ ТЕЛЕГРАММЫ

печатается заглавными буквами, излагается кратко,
без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев,
исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц

Заместитель главы администрации города
по экономической безопасности и
муниципальной собственности (личная подпись) А.Пашков

___________________________________________________________________________

Адрес отправителя,
дата





Приложение № 18

(оформляется на бланке структурного подразделения)

ПРИКАЗ

от "____"___________ 2002 г. N____

О назначении ответственными
за ведение делопроизводства

В целях обеспечения качественного исполнения и прохождения писем, заявлений, обращений граждан и организаций, контроля за соблюдением сроков исполнения документов в структурных подразделениях комитета по организационно-аналитической и кадровой работе,
приказываю:

1. Назначить ответственными:
- Иванова Ивана Ивановича - главного специалиста управления...
-

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальников управлений и отделов комитета.

Председатель комитета С.Боженов





Приложение № 19

ПРОТОКОЛ

заседания коллегии при главе местного самоуправления
города Белгорода

Большой зал администрации города
22 июля 2002 года 15 00 часов
Всего членов ________________
Присутствовали __________________

Председательствующий - Ф.И.О.
Секретарь - Ф.И.О.
Присутствовали: 12 человек (список прилагается)

или

Присутствовали
1. Ф.И.О.
2. Ф.И.О.
Присутствовали приглашенные ____________________

ПОВЕСТКА ДНЯ

1. О подготовке материалов к сессии городского Совета депутатов
Доклад Бондарева С.А.

2. Наименование вопроса и т.д.

1. Слушали:
Иванову В.И.
Выступили:
Сидорова А.Н.
Решили:

2. Слушали:
Выступили:
Решили:

Председатель коллегии (личная подпись) И.Фамилия

Секретарь (личная подпись) И.Фамилия

Или

Протокол вел
И.Фамилия





Приложение № 20

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ПРИЕМА ГРАЖДАН

   -----T------T------------------T---------T----------T--------T------------¬

¦ N№ ¦ Дата ¦ Фамилия, имя, ¦ Адрес ¦ Краткое ¦Фамилия ¦ Результаты ¦
¦п.п.¦приема¦отчество заявителя¦заявителя¦содержание¦ведущего¦рассмотрения¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦заявления ¦ прием ¦ заявления ¦
+----+------+------------------+---------+----------+--------+------------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+----+------+------------------+---------+----------+--------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+------+------------------+---------+----------+--------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+------+------------------+---------+----------+--------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+----+------+------------------+---------+----------+--------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L----+------+------------------+---------+----------+--------+-------------






Приложение № 21

КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

№ ______ Дата приема "____"__________ 200__ года

Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
Адрес _____________________________________________________________________
Место работы и должность __________________________________________________
___________________________________________________________________________
Краткое содержание просьбы ________________________________________________
Фамилия ведущего прием ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
Кому и что поручено, дата _________________________________________________
___________________________________________________________________________

(обратная сторона карточки)

Результаты рассмотрения просьбы

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Отметка повторных обращений

Дата
_______________¦___________________________________________________________
_______________¦___________________________________________________________
_______________¦___________________________________________________________
¦





Приложение № 22

Комитет _________________ УТВЕРЖДАЮ
_________________________ (первый) заместитель главы администрации
города Белгорода, председатель
комитета_______________________________
_______________________________________
(подпись) расшифровка подписи
"___"__________________________ 2002 г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2002 г.

   --------------T--------------------------------T---------------T----------¬

¦ Индексы дел ¦ Наименование дел ¦ Срок хранения ¦Применения¦
+-------------+--------------------------------+---------------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
L-------------+--------------------------------+---------------+-----------


Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

   -----------------------------------------T-------T------------------------¬

¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦В том числе переходящих ¦
L----------------------------------------+-------+-------------------------


Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)
__________________________________________________________________

ИТОГО:

(должность и подпись составителя)





Приложение № 23

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА БЕЛГОРОДА

УТВЕРЖДАЮ
заместитель главы администрации города,
председатель комитета по организационно-
аналитической и кадровой работе
________________________________ С.Боженов
"_____" ________________________ 2002 года

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 200_ год

   --------------T---------------------------------------T--------T----------¬

¦ Индексы дел ¦Направление деятельности, заголовки дел¦ Срок ¦Применение¦
¦ ¦ ¦хранения¦ ¦
+-------------+---------------------------------------+--------+----------+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+-------------+---------------------------------------+--------+----------+
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------


Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

   ------------------------------------------T-------T-----------------------¬

¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦В том числе переходящих¦
L-----------------------------------------+-------+------------------------


Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

___________________________________________________________________________

ИТОГО:
Начальник управления (отделы) (подпись) И.Фамилия





Приложение № 24

ЗАЯВКА
на печатание материалов
в отделе информационного обеспечения,
машинописных и множительных работ
управления информационного обеспечения и
делопроизводства комитета по
организационно-аналитической и кадровой работе

Наименование структурного подразделения ___________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель (Ф.И.О. № телефона) ___________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Кто печатал _______________________________________________________________
Номер файла _______________________________________________________________
Подпись исполнителя _______________________________________________________





Приложение № 25

ЗАЯВКА
на размножение материалов
в отделе информационного обеспечения,
машинописных и множительных работ
управления информационного обеспечения и
делопроизводства комитета по
организационно-аналитической и кадровой работе

Наименование структурного подразделения ___________________________________
___________________________________________________________________________
Исполнитель (Ф.И.О., должность, № телефона) _______________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Объем размноженного материала _____________________________________________
Подпись исполнителя _______________________________________________________

Оригинал и размноженный материал заказчик получил

"___" __________ 2002 года "___" час "________" мин.

_______________
(подпись)


   ------------------------------------------------------------------

--------------------

Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru